Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности
Шрифт:
Вместе с тем моя клиентка понимала, что не способна эффективно выполнять свою работу и своевременно отвечать на новые письма при наличии в почтовом ящике более 13 тысяч сообщений.
Проблема описывалась следующим образом: технически обусловленная сверхзанятость, приводящая к колоссальным потерям времени, расходуемого на прокрутку старых, не относящихся к делу писем в поисках одного нужного. Решение: сделать так, чтобы способ обработки электронной корреспонденции работал на клиента и его стиль продуктивности.
Давайте присмотримся к различным стилям продуктивности и подумаем, как разнообразные имейл-стратегии и инструменты можно адаптировать к специфике стиля мышления, характерного для людей того или иного типа.
Как вы помните, приоритетчики склонны мыслить логически, аналитически, исходя из фактов и оценивая их реалистично и критически. Так что если вы – приоритетчик, используйте в работе с электронной почтой стратегии, которые можно охарактеризовать как логичные и линейные. Стратегии, позволяющие легко собирать необходимые факты и быстро принимать решения. Вот некоторые конкретные рекомендации.
Создайте и используйте правила для приоритизации входящих сообщений.
Все популярные программы для работы с электронной почтой – Outlook, Outlook для Mac, Lotus Notes и Gmail – имеют «мастера настройки правил» или другую подобную функцию, с помощью которой можно легко устанавливать собственные правила для электронной почты и управлять ее потоком. Такая функция – просто находка для приоритетчиков. На самом деле трудно было бы придумать для них более удачный инструмент приоритизации входящих посланий.
Посмотрим, как работают эти правила. Итак, когда вам отправляют электронное сообщение, оно сначала приходит на сервер, предоставляющий вам услугу хостинга, а уже оттуда перенаправляется в ваш ящик входящей почты. По мере поступления письма фильтруются и сортируются в соответствии с установленными правилами. Прелесть состоит в том, что, используя мастера настройки, вы можете разработать собственные правила, строго отвечающие вашим конкретным приоритетам и предпочтениям. Например, вы можете создать правило об автоматическом перемещении всех отраслевых новостных рассылок в определенную папку. Или правило о пересылке всех квитанций о покупках в интернет-магазинах в другую папку. Вы также можете автоматически пересылать на определенный адрес или удалять все сообщения, которые приходят вам во время отпуска. А еще можете создать правило об автоматическом отслеживании всех ваших необработанных или ожидающих ответа запросов. Разрабатывая и применяя такие правила, вы на практике немедленно приводите в исполнение свои решения о расстановке приоритетов, то есть определяете, какие сообщения читать в первую очередь, какие – позже, а остальное за вас делают современные технологии.
Если вы не знаете, какие именно правила стоит создать, выделите немного времени на изучение содержимого ящика входящей почты. Какие паттерны вы в нем замечаете? Какие сообщения получаете ежедневно, еженедельно или ежемесячно? Какую информацию вам хотелось бы видеть сразу по ее приходе? Как автоматизировать часть вашей работы по сортировке писем, их архивации и составлению ответов на них, чтобы высвободить немного времени на выполнение более важных задач? Задавая себе вопросы такого типа и отвечая на них, вы сможете определить, введение каких правил вам необходимо.
Установите числовую квоту, определяющую, какое количество электронных сообщений может содержаться в вашем почтовом ящике.
Как приоритетчик, вы, наверное, склонны фокусироваться на конкретных целях, особенно на тех, которые имеют числовое измерение. Воспользуйтесь этой своей наклонностью и задайтесь целью не допускать скопления электронных сообщений в почтовом ящике выше определенного количества. Так, например, мой клиент Джин установил для себя лимит в 20 писем. В конце каждого дня он прочитывает, обрабатывает и организует свой ящик входящей корреспонденции до тех пор, пока не сводит количество писем, ожидающих решения своей судьбы, до 20 и менее. Наличие такого лимита помогает ему держать ситуацию под контролем, а ежедневное достижение поставленной цели приносит чувство удовлетворения от хорошо выполненной работы.
Ограничьте время, выделяемое на обработку электронной почты.
Приоритетчики, как правило, способны выполнять значительные объемы работы в сжатые сроки. Запрягите эту свою способность, для чего введите лимит времени на обработку почты. Выделите себе всего 30 минут на чтение писем и написание ответов и посмотрите, что произойдет! Когда начнете придерживаться этого строгого временного регламента, удивитесь, насколько быстро умеете читать, обрабатывать и организовывать свои электронные сообщения.
Если вы – плановик, то ваше мышление, несомненно, отличается организованностью, последовательностью, систематичностью и детальностью. Это означает, что вам следует применять стратегии, дающие возможность лучше организовывать и одновременно планировать как свои временные инвестиции в работу с электронной почтой, так и собственно ответы на поступающие сообщения. А вот и некоторые конкретные идеи.
Проверяйте ящик входящей почты по графику.
Как плановик, вы наверняка любите составлять графики и умеете выстраивать работу в соответствии с ними. Используйте эту свою наклонность и в управлении потоком электронной почты. Определите конкретные часы дня, когда будете заглядывать в почтовый ящик. В разные дни недели и разные недели месяца часы могут меняться. Смысл в том, чтобы ввести некий порядок и структурировать время, которое вы тратите на обработку электронной почты. (Этот подход я рекомендую практически всем, с кем мне доводится работать, но лучше всего он подходит плановикам.) В итоге вы увидите, насколько резко повысится ваша эффективность.
При составлении писем используйте строку «тема», чтобы сообщить получателю, каким должно быть его следующее действие.
Плановикам важно очень быстро получать ответы, причем именно так, как они рассчитывали. Используйте строку с темой письма, чтобы сообщить адресату, каких именно действий вы от него ждете. То есть вписывайте в эту строку и саму тему письма, и шаги, которых добиваетесь от получателя, например: «Требует принятия мер: пересмотреть прогноз по объемам продаж на 4-й квартал до 16 мая». Таким образом вы гарантируете себе: адресат будет точно знать, что вам от него нужно и к какой дате он должен выполнить ваше поручение.
Организуйте папки в своем почтовом ящике, используя цифры и символы.
Плановики, как правило, любят порядок во всем. Если вы – из их числа, создайте собственную систему упорядочивания электронной почты. Используя различные цифры и символы, вы можете легко адаптировать под себя встроенный в почтовую программу алфавитный принцип организации папок. Посмотрим, как это делается. Представим себе, что в данный момент у вас запущены три очень важных проекта под кодовыми наименованиями «Хендерсон», «Фигуэра» и «Бернстайн» и по каждому у вас создана папка с таким же именем. Вы можете позволить папкам «упасть» туда, куда их закинет алфавитная система сортировки документов в соответствии с их начальными буквами – Б, Ф и Х. А можете вставить цифру перед каждым названием: «1Хендерсон», «2Фигуэра» и «3Бернстайн». В таком случае эти три папки окажутся в самом начале списка папок в вашем архиве электронных сообщений, и уже за ними последуют остальные, ненумерованные папки, выстроенные в традиционном алфавитном порядке. (При этом – заметьте! – как только проект «Хендерсон» будет завершен или по какой-либо другой причине выпадет из вашего перечня приоритетов, вы можете просто убрать цифру перед названием и папка разместится по алфавиту.) Если вставить перед названием папки специальный символ типа «собачки», «решетки», «звездочки» и так далее, то эта папка продвинется еще выше и встанет перед всеми пронумерованными папками. Например, вы захотели создать отдельную папку «Проконтролировать» и складывать туда все сообщения с описанием дальнейших шагов, за выполнением которых вы хотите проследить. Если вы назовете эту папку «@Проконтролировать», то она поднимется на самый верх списка папок в вашем архиве.
Если вы – организатор, то склонны к более экспрессивному и эмоциональному языку и стилю мышления, которые помогают людям чувствовать вашу поддержку. Чтобы выбранные вами стратегии управления электронной почтой соответствовали вашему стилю, они должны увлекать вас, сокращать или минимизировать отвлечение внимания и оставлять время для общения с коллегами. Вот несколько идей, к которым вам стоит присмотреться.
Внимательно подумайте, прежде чем добавить кого-то еще в строку получателей копии письма.
Как организатор, вы любите командную работу. Такая инклюзивная манера действия часто приводит к чрезмерно активной коммуникации с коллегами, продиктованной стремлением поддерживать с ними связь. Помните об этой предрасположенности при составлении черновиков писем и внимательно обдумывайте, кого стоит включить в круг получателей сообщения. Старайтесь не загружать строку «Копия» адресами партнеров, для которых информация, содержащаяся в письме, попадает в категорию «приятно узнать». Вносите только тех, кому действительно «нужно узнать», тем самым вы избежите лишнего захламления почтовых ящиков других людей, как, впрочем, и своего собственного.
Попробуйте во время обработки почты включить себе музыку – веселее будет!
Организатору, который получает удовольствие от общения с людьми, работа с электронной почтой может казаться скучной и неэффективной. Многие люди этого типа вообще сомневаются в ценности электронной коммуникации, потому что она не способна в полной мере удовлетворять их сильно выраженную потребность в межличностном общении. Возьмем, к примеру, одну мою клиентку – классического организатора Эйвори. Она буквально утопала в электронной почте и при этом получала от шефа и торговых партнеров обвинения в черствости, забывчивости и нежелании делиться важной информацией. В чем проблема? Да в том, что электронная почта воспринималась Эйвори как нечто холодное, безликое, обусловливающее колоссальные потери времени. Вот мы с ней и нашли решение, позволяющее сыграть на двух слабостях моей клиентки – к музыке и шоколаду. Теперь каждый раз, когда Эйвори берется за обработку электронной почты, она включает музыку, а после расчистки ящика вознаграждает себя небольшой долькой шоколада. Как видите, довольно просто сделать процесс работы с почтой более приятным и увлекательным.
Создайте и используйте шаблоны для рутинных запросов и задач.
Досадная монотонная работа способна выжать из организатора все соки. Чтобы минимизировать проблему, обзаведитесь серией шаблонов, используя функцию «автотекст» почтовой программы или создав письмо и сохранив его как шаблон с помощью соответствующей функции Outlook и Lotus Notes. (К сожалению, пользователи Gmail пока лишены такой возможности.) И в том и в другом случае, получив сообщение, требующее стандартного ответа, вы сможете быстро отправить шаблонное письмо и избежите необходимости снова и снова набирать один и тот же текст. Внедрение данной системы облегчит и ускорит выполнение ваших обязанностей, чтобы вы могли вернуться к более интересной и увлекательной работе, не игнорируя при этом важные сообщения, заслуживающие развернутого ответа.
Если вы – визуализатор, то ваш стиль мышления отличается холистичностью и интуитивностью. Вы сильны в синтезе и интеграции идей, а также в осмыслении общей картины. Поэтому вам нужны имейл-стратегии, которые позволят отслеживать важные сообщения и синтезировать входящую информацию быстро и легко. Ниже описаны приемы, которые вам стоит опробовать.
Введите цветовую маркировку входящих сообщений по отправителю или по теме.
Подумайте, как сгруппировать письма в вашем почтовом ящике по категориям, и задайте для каждого типа сообщений конкретный цвет. Например, вы можете создать правило, по которому письма от вашего шефа будут помечаться красным флажком, сообщения от ключевых клиентов – зеленым, а от основных поставщиков – желтым. (Заглядывая в почтовый ящик, вы будете сразу видеть, какого «цвета» письмо.) Или правило, по которому, скажем, синим будут помечаться сообщения, отправленные только вам, чтобы вы с первого взгляда могли выделить их на фоне сотен других, в которых вы значитесь просто одним из получателей копии письма. Цвет – ваш друг. Позовите его, и он поможет вам быстро отыскивать письма, требующие незамедлительного или своевременного ответа.
Отключите функцию уведомления о поступлении электронной почты.
Какие только звуки не нарушают и не отвлекают наше внимание в офисе! Но самый коварный из них – звук, оповещающий о приходе очередного письма. И особенно он пагубен для визуализаторов, которые легко откликаются на всякого рода раздражители. Не позволяйте техническим устройствам завладеть вашим вниманием. Выключите их, и пусть электронная почта подождет, пока вы не будете готовы почитать ее и ответить на поступившие сообщения. (На самом деле данный прием принесет пользу всем, но особенно важно его применять визуализаторам – от этого их эффективность существенно возрастет.)
Включите режим автопросмотра, чтобы видеть первые несколько строк письма, не открывая его.
Задав нужные настройки отображения писем в ящике входящей почты, вы сократите время на открытие и прочтение сообщений. Включив режим автопросмотра, вы сможете видеть первые несколько строчек письма, не открывая его. Очень часто их бывает вполне достаточно, чтобы решить, как поступить далее с сообщением. Пусть ваши глаза и технический прогресс работают на вас.
Когда я встретилась с Эмили месяц спустя, изменения были налицо. Она чувствовала себя намного свободнее, спокойнее и дееспособнее. Ее коллеги также отметили наступившие перемены. Те, кто до этого жаловался, что Эмили не отвечает на их письма и не выполняет работу в срок, теперь считали мою клиентку человеком ответственным и надежным. И что самое приятное: Эмили снова могла наслаждаться свободным временем по вечерам и уик-эндам. Она даже начала регулярно смотреть игры своей любимой команды New England Patriots по воскресениям – причем не украдкой, сидя за включенным компьютером, как делала еще недавно!
Я не могу гарантировать, что укрощение потока входящей почты изменит вашу жизнь в такой же степени, как это произошло с Эмили. Но я обещаю, что вы заметите разницу и оцените ее. Тем самым вы сделаете еще один шаг на пути к свободе, продуктивности и счастью.
10. Создайте себе пространство для физической и ментальной свободы
Все знают, что покойный Стив Джобс, основатель Apple, был гением дизайна, технологических инноваций и маркетинга. Но вряд ли вам известно, что он, как никто другой, понимал и умел решать проблемы индивидуальной продуктивности.
Когда встал вопрос о строительстве нового здания для штаб-квартиры Pixar – выдающейся киностудии, специализирующейся на компьютерной анимации, к становлению которой приложил руку Джобс, – он выдвинул требование: пространство должно проектироваться с таким расчетом, чтобы туалеты оказались в центре здания. Почему? Джобс хотел, чтобы студия была местом, где процветает креативность, и знал, что энергию для роста она черпает из постоянного случайного взаимодействия людей с различными талантами и интересами. Поэтому он и решил, что туалеты – единственные помещения, которые так или иначе вынужден посещать каждый, – должны находиться там, где пересекаются пути сотрудников самых разных подразделений. Говоря словами журналистки Карлийн Хоун: «Джобс понимал: когда люди вступают друг с другом в контакт, когда встречаются взглядом, возможно все. Вот почему он сделал так, чтобы вы просто не могли отгородиться от остальной части компании» {37} .
37
Pixar’s Brad Bird on fostering innovation at Pixar // Gigaom.com. – URL:(Дата обращения: 02.2011.)
Результат получился впечатляющий: сотрудники Pixar трудились по 12 часов в сутки и даже не помышляли жаловаться, потому что им было «на работе нескучно» {38} . Киностудия могла похвастать непревзойденным перечнем коммерческих и художественных достижений: она выдавала на-гора один блокбастер за другим и завоевала больше дюжины «Оскаров».
Pixar – не единственная компания, которая воспользовалась силой толковых архитектурных решений для стимулирования креативности, продуктивности и способности добиваться успеха. Инженеры Motorola покинули свои офисные «ячейки» и перешли работать в открытое пространство, где и создали свою феноменально популярную модель мобильного телефона Razr. Компания – производитель игрушек Fisher-Price выделила специальное помещение, так называемую пещеру, где дизайнеры, инженеры и маркетологи могли собираться и строить прототипы игрушек из пеноматериалов, картона, клея и акриловой краски {39} . Подразделение «Развлечения и устройства» корпорации Microsoft спроектировало студию с прозрачными стенами и открытым рабочим пространством, через которую тянется один центральный хребет, а к нему пристыкованы рабочие станции; вдоль него можно формировать отдельные зоны или адаптировать их к текущим потребностям. При этом все легко реконфигурируется. Каждый сотрудник может включить еще один монитор для собственных нужд или передвинуть свое рабочее место ближе к другому члену команды, с которым в данный момент сотрудничает {40} .
38
Creativity thrives in Pixar’s animated workplace. – URL:(Дата обращения: 02.2011.)
39
Mosh Pits of creativity // Businessweek.com. – URL:(Дата обращения: 02.2011.)
40
Microsoft pioneers office studio // Office Snapshots. – URL:(Дата обращения: 02.2011.)
Эти мудрые компании правильно оценивают важность пространства. Продуктивные, увлеченные работой сотрудники не функционируют в вакууме. Им необходимо рабочее место, которое позволит отдать лучшее, на что они способны, – эдакий центр «столпотворения» креативных людей, где бурлят потоки энергии и вдохновения.
Конечно, корпорации, нацеленные произвести очередной продукт на миллиард долларов, – не единственные, кому нужно думать о влиянии пространства на производительность. Каждый человек должен в равной степени осознавать, какой эффект окружающее пространство оказывает на его продуктивность. Вот почему при работе с индивидуальными клиентами я всегда выказываю желание увидеть их рабочее место – хотя бы на фотографии. Я убедилась, что на практике невозможно оказать клиенту полноценную поддержку в достижении им своего потолка продуктивности, если не учитывать реалий той обстановки, в которой он трудится.
Рабочее пространство должно отражать то, кто вы есть и чем занимаетесь
К сожалению, многие люди не желают или не считают себя вправе принимать решения относительно своего рабочего пространства независимо от того, трудятся они на крупную корпорацию либо они предприниматели, фрилансеры или члены небольшой команды коллег. Некоторые просто «поселяются» в выделенной для них «ячейке» или офисе, кое-как пристраивают на столе семейную фотографию и начинают вкалывать. Другие обустраивают себе рабочее место в укромном уголке своего дома, перетаскивают туда ненужный шкаф, кресло или что-нибудь еще из мебели, втыкают в розетку компьютер и лампу и решают, что дело сделано. Количество времени и энергии, затраченных на обустройство своего рабочего места, минимально. Однако гордиться тут нечем, даже наоборот: должно быть стыдно! Потому что инвестиции в переосмысление и перестройку рабочего пространства могут принести огромные дивиденды в виде повышения производительности труда и удовлетворенности жизнью.
Чтобы действовать и впрямь стало проще, необходимо приспособить свое пространство под себя, чтобы оно было отражением вас самих. И для начала нужно подумать над тем, какие виды работ вы выполняете.
Поразмышляйте над тем, какова ваша роль и какие обязанности накладывает на вас ваша должность. Может, вы – руководитель большой команды, проводящий 90 процентов рабочего дня на заседаниях. Или художник по интерьеру, создающий красивую, дышащую спокойствием обстановку в домах людей. А может, вы – менеджер квартального ресторанчика? Или финансовый аналитик в инвестиционном банке или брокерской фирме? В зависимости от того, чем вы занимаетесь, вам приходится решать задачи того или иного типа. Именно тип вашей работы и подскажет вам, как обустроить свое рабочее место.
Возьмем, к примеру, мою коллегу Киру – ведущего тренера с весьма успешной практикой в области консалтинга. Она проводит индивидуальные тренинги для топ-менеджеров иногда у себя, а иногда – у них в офисе, консультируя и помогая им совершенствовать свой стиль управления. Еще она занимается подготовкой семинаров и публикаций, осуществляет различные исследования и выполняет ряд административных задач, связанных с функционированием ее компании. Каждый из этих видов деятельности немного отличается от других и сопряжен с определенными, причем разными требованиями к инструментарию и пространственной среде.
Чтобы создать необходимые условия для работы, Кира реализовала модель, которую мы называем «детский сад».
Моя дочь Иси посещает местное дошкольное учреждение. В ее группе – еще двенадцать трехлеток. Стоит только подумать о подобной «производственной среде», и голова у меня уже идет кругом! Но две учительницы – очаровательные, любящие, милые и очень терпеливые женщины, – похоже, легко справляются с таким количеством малышей. Постепенно я пришла к выводу, что это им удается отчасти благодаря планировке помещения, в котором проходят занятия.