Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности
Шрифт:
При наличии бумаг, не подпадающих ни под одну из этих двух категорий, дети показывают их Джил после обеда, и она решает, как на них реагировать. У Джил есть зеленая файловая папка для хранения счетов и красная пластиковая – для поручений. Во второй собирается вся информация по предстоящим покупкам, например описание конкретного типа бутс для игры в футбол или плакатного картона, необходимого для школьного проекта. Еще Джил завела небольшую пластиковую папку-короб для документов, которые понадобятся для оформления налоговой декларации или других юридических целей. Короб находится на верхней полке кладовки – во вполне доступном месте, недалеко от рабочего стола Джил на кухне, и при этом никому не мешает.
В итоге кухня и прихожая Джил теперь всегда выглядят опрятно: никаких ворохов печатной продукции вперемешку с непонятными листочками. Все члены семьи обучены системе работы с бумагами и знают, что с ними делать. Джил удалось существенно сократить визуальный «хлам» в доме и избавиться от извечной сцены «Где мой пропуск?», которая раньше разыгрывалась ежедневно примерно в 6:30 утра. И что самое важное: Джил теперь способна быстро и эффективно выполнять свои задачи – причем без всякого стресса.
Создайте собственную поисковую систему
Четырехшаговый метод управления бумагами универсален и может применяться людьми всех стилей продуктивности. Однако способ организации и хранения бумаг должен отражать особенности вашего индивидуального стиля – тогда он будет для вас оптимальным.
Давайте посмотрим, как повысить производительность, индивидуализировав поисковую систему документов и подобрав инструменты, которые действительно соответствуют вашему стилю работы.
Ваш подход к поиску документов
Вы склонны к аналитическому, логическому, критическому мышлению, основывающемуся на фактах, а потому ваша поисковая система должна быть стройной, опрятной и эффективной. Возможно, вам, с вашим подспудным стремлением все просчитать, идеально подойдет алфавитная или числовая система хранения документов, например календарная (месячная). Скажем, вы нумеруете папки цифрами от 1 до 31 – по одной на каждый день месяца. В папку с номером 1 складываете все материалы, которые понадобятся для работы первого числа месяца: билеты на самолет, если планируете в то утро куда-то лететь, текст презентации, которую собираетесь провести после обеда, билеты в оперу на вечер и так далее. Эта система может существовать и в электронном виде – создайте и используйте пронумерованные папки в своем компьютере, iPad или другом гаджете.
Инструменты, которые стоит опробовать
Файловые папки и картотечные шкафы – ваши излюбленные инструменты. Вам, скорее всего, подойдут папки одного цвета, желательно натурально-бежевого, совсем новые или почти неиспользованные – никаких потертых, рваных краев или пятен: подобное недопустимо. Эффективность для вас очень важна, а потому вам стоит попробовать держать лишь по одной файловой папке в каждом гнезде подвесной регистратуры, чтобы ее можно было легко и быстро извлекать. В идеале этикетки на паках должны быть единообразными, печатными, так что подумайте о том, чтобы обзавестись собственной машинкой для печати наклеек. Поскольку визуальный шум вас только отвлекает, держите свои бумаги и папки в ящиках или хотя бы вне зоны прямой видимости, например на столике или тумбе за письменным столом. Так они по-прежнему останутся в пределах досягаемости, но при этом не будут мозолить глаза.
Ваш подход к поиску документов
Ваш мыслительный процесс отличается организованностью, последовательностью, планомерностью и детальностью. Еще не было ни одного канцелярского товара или инструмента, который бы вам не понравился, особенно из числа файловых папок, картотечных шкафов и накопителей бумаг. Для вас оптимальна алфавитная система хранения, так как она в наибольшей степени отвечает вашей склонности к последовательному мышлению. Как и приоритетчики, вы предпочитаете, чтобы папки были одного цвета, совсем или почти новые. Помятые углы, шероховатости и пятна сразу бросаются вам в глаза, а неразборчивые и кривые надписи на этикетках отвлекают от дел, поскольку детали для вас весьма немаловажны. Вложитесь в покупку машинки для печати этикеток – вам понравится, какими единообразными и симпатичными они будут получаться, и, возможно, вы даже оклеите ими все предметы в офисе.
Инструменты, которые стоит опробовать
Активизируйте свою склонность к планированию – подумайте о создании недельной системы хранения. Заведите семь подвесных папок и наклейте на них названия дней недели. В процессе планирования работы на предстоящую семидневку перекладывайте все, что потребуется вам в тот или иной день, в соответствующую папку. Вы можете реализовать эту систему организации, используя также лотки для бумаг или пластиковые накопители: наклейте на них соответствующие этикетки и складывайте туда все документы, с которыми будете работать в назначенный день.
Ваш подход к поиску документов
Вам свойственно мыслить экспрессивно, эмоционально, в контексте взаимодействия с людьми. Для вас очень важно, как выглядит ваша система и инструментарий для хранения документов, а потому стоит вложиться в покупку файловых папок с интересным, визуально привлекательным дизайном, цветом, текстурой и весом. Стандартные неокрашенные картонные папки вам не понравятся, и вы, скорее всего, не будете ими пользоваться. Лучше подумайте о цветовой маркировке файловых папок – по людям или командам, вовлеченным в проект, или же по типу деятельности.
Инструменты, которые стоит опробовать
Традиционная алфавитная или числовая система хранения вам вряд ли подойдет, а потому стоит попробовать держать документы в разных ящиках стола или контейнерах, разложив их по проектам, людям, виду деятельности или цвету. Поскольку поговорка «с глаз долой – из сердца вон», как вы замечали, иногда применима и к вам тоже, вам лучше пользоваться открытыми лотками и коробами, прозрачными контейнерами или вертикальными накопителями с разделителями. Таким образом все материалы, которые вам понадобятся для работы, будут доступны и на виду. Потратьтесь на покупку специальных маркеров, чтобы надписи на папках радовали глаз.
Ваш подход к поиску документов
Холистическое, интуитивное и интегративное мышление, склонность к синтезу – это о вас. Вы способны видеть будущее и общую картину, а потому мысль о строгой и жесткой системе хранения документов можете воспринимать как чуждое вашей натуре ограничение. Вам никогда не нравился процесс архивации документов, и вы старались избегать его любой ценой, считая одним из самых скучных и досадных занятий на свете!
Инструменты, которые стоит опробовать
Чтобы избежать ощущения самоограничения, попробуйте держать свои документы в корзинах, лотках, открытых коробках или прозрачных контейнерах. Группируйте бумаги по проектам или идеям. Попробуйте разделить документы в одной корзине на подгруппы, для чего используйте файловые папки разных цветов. В таком виде бумаги будут смотреться приятнее, а доставаться еще легче. Используйте свое обостренное визуальное восприятие и купите себе прозрачные папки: так вы сможете видеть их содержимое и оно будет служить вам визуальной подсказкой. Короче говоря, создайте себе систему поиска документов, которая будет максимально простой и минимально структурированной.
Горы бумаг, требующих внимания, для многих людей – проклятие всей жизни. Вот почему советы, собранные в этой главе, могут показаться вам самыми полезными в книге и наиболее эффективно спасающими от ежедневной перегруженности. Победа над чудищем по имени «работа с документами» принесет вам небывалое удовлетворение. Как только вы избавитесь от лишних бумаг, вы обнаружите, что ваш офис и дом стали гораздо чище, опрятнее и привлекательнее. Результат: среда, в которой значительно легче и расслабиться, и сфокусироваться на самом главном. В такой среде вам будет гораздо проще решать крупные проблемы, от которых зависит, что вас ждет на рабочем месте – успех или провал. А еще намного приятнее наслаждаться общением с друзьями и семьей во время вечерней трапезы или большого праздничного обеда
12. Используйте потенциал партнеров по команде: делегируйте им полномочия
«Я понимаю, что мне следовало бы чаще обращаться за помощью к коллегам и делегировать им выполнение задач, – жалобно затянула Роксанна, – но…» О, это всемогущее «но», вечно встающее у нас на пути!
Роксанна – штатный юрисконсульт и старший вице-президент одной из крупнейших некоммерческих организаций в стране. Как высокоуважаемый член исполнительного руководства, она принимает участие практически во всех делах организации. Ее рабочий день длится в среднем по 12–14 часов, и распахивающуюся дверь в ее офис впору менять на вращающуюся модель. Такой темп работы нельзя поддерживать постоянно – он вреден для здоровья и самой Роксанны, и ее организации. Но моя клиентка упорно противилась мысли о передаче части своих дел другим людям, хотя и осознавала, насколько это важно для ее психического и физического благополучия.
И Роксанна не одинока. Многие из нас понимают – по крайней мере, на уровне сознания, – что, делегируя задачи, мы могли бы резко повысить собственную продуктивность и сформировать по-настоящему сплоченную команду. Тем не менее люди нередко подсознательно противятся делегированию полномочий, не желают осваивать это важное умение или реализуют его из рук вон плохо. Существуют три основные причины подобного сопротивления: психологическая, организационная и технологическая.
Психологическая причина сопротивления – стремление все делать самому
Самое распространенное препятствие, мешающее нам перепоручать коллегам выполнение задач, – настойчивое желание (будь то осознанное или бессознательное) все делать самим. Нередко такая настойчивость продиктована страхом. Чтобы лучше понять и преодолеть его, попробуйте разобраться, в чем или ком вы не уверены. Это и будет ваш первый шаг на пути отказа от ошибочного убеждения, что вы должны все делать сами.
Психологический тип внутреннего сопротивления делегированию полномочий характерен не только для молодых неопытных работников. Его симптомы прослеживаются даже в поведении весьма успешных топ-менеджеров. Кейти Тайлер, СЕО гостиничной сети Four Seasons, признается, что за ней водится такое желание – держать все под контролем. Однако ради своего и всеобщего блага она старается пресекать его. Людям, страдающим схожим «недугом», Тайлер дает следующий совет: «Если нужно, сами свяжите себе руки. Просто заставьте себя» {51} .
51
A View From the Top: Advice From the Super Successful // forbes.com. – URL:(Дата обращения: 03.03.2014.)
Проблема Роксанны, как и Кейти Тайлер, кроется в психологическом сопротивлении и недостатке уверенности в собственной значимости для компании. По мнению Роксанны, ей следует все делать самой, чтобы доказать свою незаменимость.
Только поняв весь вред этого психологического «камня преткновения», Роксанна смогла признать его наличие и проанализировать, как именно он ей мешает и что скрывается за ним. Действительно ли Роксанну ценили на работе? Да. Иначе никогда бы не выдвинули на столь важный и авторитетный пост. Действительно ли ее ценность для организации зависела от того, будет она лично выполнять все рутинные задачи (на чем Роксанна настаивала) или нет? Нет, не зависела. Роксанну уважали за другое – трезвость ума и профессиональный опыт, способность давать мудрые советы по важным юридическим вопросам.
Лишь осознав эти факты, Роксанна смогла избавиться от психологической неуверенности и перейти ко второму шагу преодоления внутреннего сопротивления делегированию полномочий, а именно – принятию решений, какие именно задачи можно перепоручать, а какие – нет.
Не каждую задачу можно делегировать коллегам. Почти у всех нас есть круг полномочий, которые мы никогда не передадим другому, и это вполне нормально. Трудность в том, чтобы правильно определить, какие задачи можно доверить сослуживцам, а какие – нельзя.