Чтение онлайн

При планировании дня мы сталкиваемся с тремя типами задач.

1. Жесткие. Встречи, совещания, отчеты, привязанные к конкретному моменту времени («Презентация в 15:00»).

2. Гибкие. Это задачи, не привязанные к определенному времени («Узнать время презентации»). Не стоит путать понятие «гибкие» с понятием «необязательные» или «не имеющие срока исполнения». Это совершенно разные вещи. У каждой задачи должен быть срок, но нет конкретного момента времени, в который вы должны непременно решить эту задачу.

3. «Бюджетируемые» задачи – глобальные, приоритетные задачи, которые не имеют жесткого времени исполнения, но которые нуждаются в достаточно большом ресурсе времени («Подготовиться к презентации – 2 ч»).

Такое разделение помогает оптимально использовать соотношение жесткого и гибкого планирования. Встречи планируются жестко, а гибкие задачи – более мягко.

Алгоритм планирования дня выглядит приблизительно так (на примере ежедневника, у которого на 1 день выделяется 1 страница).

1. На сетке времени распишите жесткие встречи – связанные с точным временем.

2. В свободном пространстве (как правило, расположенном в ежедневниках справа от таблицы) напишите полный список гибких задач.

3. Выделите красным 2-3 приоритетные задачи среди гибких. Выполнение гибких задач начинайте именно с них.

4. Для приоритетных задач, нуждающихся в достаточно большом ресурсе времени, «забюджетируйте» это время. Время между жесткими встречами в ходе дня заполняйте, начиная с выполнения «красных» задач.

5. В ходе дня аккуратно вычеркивайте выполненные задачи. То, что сделать пока не удалось, помечайте значком о переносе на следующий день.

Сверяйтесь с планом в течение дня и подгоняйте его под изменяющиеся обстоятельства. План не закон. План – возможность сориентироваться в обстановке. План – Инструмент для достижения результатов.

Итак, получается, что слева – жесткие по времени встречи, причем не просто как заметки, а с наглядной привязкой к сетке времени. Справа – перечень гибких задач, наиболее приоритетные из них выделены пожирнее или другим цветом. Для двух из приоритетных задач «забюджетировано» время. Благодаря наглядности левой части плана сразу видны участки времени, в которые могут выполняться «бюджетируемые» задачи. При этом четко видно, хватит ли на них времени.

Обратите внимание: в подобном плане дня много свободного времени, отсутствует попытка расписать все задачи по времени. Благодаря этому план гибок по отношению к внешним изменениям. Если возникает новая задача, она просто дописывается в список по уровню ее приоритетности, и запускается выполнение.

Эту методика планирования дня может выступать как корпоративный стандарт. Он имеет, кроме собственно алгоритма, мотивирующую первую часть и важнейшие принципы планирования. Внедрение стандарта может подкрепляться разными мотивирующими мероприятиями. Например, через месяц после тренинга по тайм-менеджменту запланировать проверку ежедневников. Владельцы, к примеру, трех лучших ежедневников получают приз в виде денежного вознаграждения или отгула.

Правила планирования в ежедневнике, чтобы привить их сотрудникам, должны быть постоянно на виду, причем здесь фантазия никогда не помешает. Они могут быть выставлены на обозрение в виде лозунгов, каких-то картинок (собственно, тот же рекламный трюк).

1. «Самая острая память тупее самого тупого карандаша». Все встречи, договоренности, задачи и контакты в любой ситуации материализуйте в письменном виде.

2. Неаккуратность в обзоре дел – признак неряшливости в голове. Хотя это сложно, постарайтесь самое важное записывать четким разборчивым почерком, возможно, применяя разные цвета. Очень обидно, когда даже свой почерк приходится долго разбирать, теряясь в догадках. Это же касается любых документов, заполняемых бланков, любых записок коллегам. Им разобрать будет еще сложнее. Если используются условные обозначения, их перечень должен находиться на первой странице ежедневника.

3. Контакты – валюта бизнеса. Любую информацию о новых контактах записывайте не на оборванных бумажках, которые обязательно потеряются, а в отдельном разделе ежедневника. Обязательно указание всех подробностей: полной темы контакта, фамилии, имени, отчества, организации, должности, рабочих и мобильных телефонов, e-mail и т. п.

Корпоративный стандарт должен предполагать, как минимум, следующее.

1. Организация времени сотрудника компании – это не его личное дело.

2. Собственная единоличная организованность – это степень вашего уважения к коллегам и клиентам.

3. Личная пунктуальность – это верный признак, который свидетельствует о ваших деловых качествах.

4. Не опаздывать на встречи, перезванивать именно в то время, которое было условлено, укладываться в намеченные сроки – это такой же показатель культурного человека, как ежедневное умывание.

Почему же в корпоративных масштабах так тяжело заниматься планированием? Почему фактическое время, затраченное на задачи, всегда больше, чем запланированное? Даже если оценки доверяются непосредственно тем людям, которые должны справиться с этой задачей, они все равно часто ошибаются. При этом они всегда находится масса оправданий увеличению сроков – «перебежали» на другой проект, кто-то отвлекал, позвали в бухгалтерию по поводу ИНН и т. д. Эта ситуация типична для всех корпораций.

В большинстве компаний ведется статистика об использовании рабочего времени. Но ни в одной не существует отчетности о качестве этого времени.

Итак, причину мы знаем в лицо – это всякого рода отвлечения, чаепития, разговоры, перекуры, выполнение чужих обязанностей, ненужные совещания (для галочки). Так КПД деятельности сотрудника становится вынужденно низким. Что можно порекомендовать для борьбы с подобного рода издержками? Время, расходуемое не на рабочие обязанности, можно искать в четырех возможных областях рабочей деятельности.

1. Административная деятельность поддерживающих служб компании. «Когда в товарищах согласья нет…», – стоит продолжать цитату из известнейшей басни Крылова? Конечно, нет. Она и так всем известна. Очень часто бывает, что разные службы и подразделения одной компании затормаживают работу друг друга, а то и вовсе мешают. В глаза эта проблема практически не бросается, а суть ее, как правило, сводится к разведению бумажной волокиты внутри организации и внутреннему недовольству сотрудников, а выходит наружу чуть позже, неблагоприятно отражаясь на финансовых результатах компании. Отделы стараются переложить часть обязанностей на другие подразделения, в итоге не успевают справляться ни те ни другие. Проблема легко решается сверху. Все обязанности и сроки исполнения должны быть строго определены, распределены и всем понятны.

2. Бюрократическая деятельность, связанная с проектным делопроизводством. Это просто бездонная пропасть, пожирающая время. Заполнение кучи лишних документов, бланков, листовок… О, даже объяснять это глупо. Это есть в каждой компании. При этом для эффективного расходования рабочего времени документация должна быть сведена к необходимому минимуму, а ее формы стандартизированы и упрощены. Это поможет сэкономить не только рабочее время, но и расходы на архивы и дополнительное обучение персонала, да и производительность непременно вырастет.