Чтение онлайн

Совсем недавно считалось неприемлемым договариваться о деловой встрече или отправлять приглашения по электронной почте, так же как и посылать письма-соболезнования. Личное общение, звонок или письмо от руки все еще остаются предпочтительной формой общения, однако если ваше общение с конкретным лицом ведется исключительно по почте, то ею дозволительно воспользоваться в случае необходимости.

Сотрудникам, использующим электронный вид связи с поставщиками и клиентами, рекомендуется создать электронную подпись – текстовой отрывок, автоматически прикрепляемый в конце сообщения. Подпись содержит координаты для связи, например адрес фирмы и телефон, а также слова прощания.

Создавать длинную подпись не следует, 5–6 строк достаточно. Использовать расхожие цитаты и афоризмы в конце делового сообщения не принято.

Отказ коллегам, агентам, деловым партнерам всегда выражается в вежливой форме. Если просьба вам неприятна или даже рассердила вас, не стоит выражать недовольство эмоционально, достаточно тактично сослаться на занятость.

Отказ без объяснения причины может быть воспринят как желание отмахнуться. По возможности объясните причину, уважительный повод смягчит ситуацию.

В случае отказа в деловой сфере рекомендуется использовать устойчивые речевые формулы: «Сожалею, что не смогу участвовать в этом проекте из-за ограничений во времени», «К сожалению, я не смогу вам помочь из-за сильной занятости», «Простите, но я не могу выполнить вашу просьбу».

Отказ равному по положению коллеге не должен испортить ваши взаимоотношения. Если вы предполагаете, что истинная причина обидит попросившего об услуге, допустимо назвать другой, более тактичный повод.

Выражая отказ, будьте понятны. Неопределенность в формулировании отказа может создать впечатление о возможном согласии. Фразы «Посмотрим», «Я подумаю» считаются неоднозначными, использовать их в случае решительного отказа не рекомендуется.

Не рекомендуется начинать отказ со слова «нет», лучше сказать, что были бы рады помочь, но в силу обстоятельств вынуждены отказать.

Решив отказать, не поддавайтесь на уговоры. Если проситель настаивает, выразите сожаление еще раз и аргументируйте отказ.

Не стоит затягивать с отказом до решающего срока. Получив отказ от вас, коллега или партнер успеет обратиться за помощью к другим.

В случае затруднительной ситуации, например, при просьбе руководства о задержке на рабочем месте во внеурочное время, решение ситуации зависит от сложившихся обстоятельств и мнения самого сотрудника. Отказываясь от переработки, сошлитесь на трудовой кодекс или условия трудового контракта.

Отказ от официального приглашения посылается в письменном виде с формулировкой: «не может принять приглашение в связи с запланированной встречей на этот день». В случае отказа от участия в важном мероприятия причина отказа должна быть уважительной. Отказ от дружеского приглашения может быть выражен устно, по телефону или электронной почте.

Письмо-отказ в выполнении услуги не должно быть резким, оно оформляется в соответствии с принятым стандартом – повторение изложения просьбы, обоснование причины отказа и отклонение предложения.

В письменном или устном отказе от услуг или продолжения сотрудничества следует поблагодарить за совместную деятельность, выразить удовольствие от совместной работы, сослаться на обстоятельства, в которых вы вынуждены прекратить сотрудничество, высказать надежду на возможную совместную деятельность в будущем.

Отказываясь от участия в конференции или семинаре, если место уже зарезервировано, вы должны сослаться на изменившиеся планы, высказать свое огорчение и попросить информацию о предстоящих мероприятиях.

Отменяя резервирование, извинитесь за принесенные неудобства.

Официальный отказ рекомендуется сопровождать репликой о будущем сотрудничестве.

В случае, если вы хотите продолжить сотрудничество, но временно вынуждены отказаться от предложения поставщика или партнера, допустимо указать причины, например итоговую цену, и поблагодарить за предоставленную информацию.

Отказывая, по возможности предложите альтернативный способ решения проблемы: «Вы могли бы обратиться к…»

Если отказ испортил ваши отношения, постарайтесь их восстановить. Устно, открыткой или письмом сообщите, что вам жаль и вы хотели бы продолжить конструктивное общение.

В случае возникновения неудобных в деловой обстановке личных отношений, ухаживания или дорогих подарков отказ следует выразить вежливо, но твердо. От цветов и сувениров рекомендуется вежливо отказаться, согласие на подарок подтверждает ваше желание развить отношения.

В деловом общении первое впечатление складывается в момент знакомства при личной встрече, в телефонном разговоре, по переписке, при публичном выступлении.

В личном общении наиболее важными моментами являются встреча с рекрутером, сотрудником отдела кадров или руководителем на собеседовании, знакомство с деловым партнером, встреча сотрудника с будущими коллегами, руководителя – с рабочим коллективом, оратора – с аудиторией.

В зависимости от ситуации психологи отводят на формирование первого впечатления о собеседнике от 30 секунд до 4 минут. Именно столько времени требуется мозгу для восприятия и анализа представленных факторов: как человек выглядит, ведет себя и говорит. При этом визуальное восприятие собеседника, его внешний вид, жесты, поза и мимика составляют 60 процентов общей информации, голосовые характеристики – 30 и информативно-вербальное восприятие – 10 процентов.

И в деловом, и в светском общении базовое впечатление формирует внешний вид. Цветовая гамма костюма, стиль одежды, аксессуары, для женщин деловая прическа и макияж должны соответствовать принятым нормам делового дресс-кода.

Место встречи оказывает существенное влияние на выбор одежды. Для собеседования в финансовом учреждении подойдет консервативно-деловой стиль, на интервью в дизайнерскую фирму достаточно выбрать опрятную и современную одежду.

При выборе костюма для деловой встречи, семинара или переговоров следует учитывать, что о хорошем вкусе говорит классический стиль, модные модели будут восприняты не всеми.

Выбирая одежду, уделите особое внимание цветовой гамме. Наиболее подходящим для первой встречи считается синий или светло-серый цвет. Синий цвет создаст о вас впечатление как о спокойном, а значит, надежном партнере. Светло-серый цвет отражает открытость в общении.

Черный цвет выглядит чрезмерно консервативно. Черно-белая гамма считается классической, однако такое контрастное сочетание может быть воспринято как атакующее и агрессивное. Красный цвет вселяет уверенность в себе, но может раздражать партнера, красные оттенки следует минимизировать.

При первой встрече следует быть осторожным с запахами, не все ароматы воспринимаются другими людьми как приятные. У некоторых может быть аллергия.

Чтобы понравиться партнеру или аудитории, желательно попасть в стандартную категорию привлекательных для собеседника людей. Изучив дополнительную информацию, например с сайта компании, можно заранее узнать предпочтительный дресс-код. Выступая перед аудиторией, узнайте больше о слушателях, уровне их образования и ранге.