Чтение онлайн

В случае переговоров с иностранными партнерами потребуется система перевода, наушники.

В зале или фойе должна быть организована подача кофе или чая, а также ланч или обед в случае длительной встречи. Расходы несет пригласившая сторона, делить траты пополам не полагается.

Психологически проведение разговора на территории партнера поможет больше узнать о нем. С другой стороны, пригласившая сторона сможет чувствовать себя более комфортно.

Подготовительная часть переговоров важна не менее, чем непосредственная встреча и сам разговор. Плохая организация ведет к осложнениям или даже срыву переговоров. Считается, что из общего затраченного на переговоры времени не менее 80 процентов должно быть уделено подготовительной части.

В процессе подготовки к переговорам определяются место и время встречи, состав и глава делегации.

Стороне, предлагающей провести переговоры, следует отдать право выбора времени и даты встречи приглашенной стороне. Подобный шаг не только поможет выразить уважение к партнеру, но и повысит шансы на согласие.

Психологически оптимальным считается время в первой половине дня или после обеда. Вечерние и утренние часы – не самое лучшее время для конструктивного диалога. Важную встречу лучше не назначать в период подготовки и сдачи финансовых отчетов или перед праздниками.

В зависимости от темы и сложности переговоров определяется необходимость привлечения сторонних экспертов и предварительных консультаций.

Каждая из делегаций осуществляет со своей стороны анализ ситуации, определяет возможные варианты решения обсуждаемой проблемы. Следует выделить как возможные, так и наилучший вариант решения вопроса.

Важно, чтобы все члены делегации придерживались единого мнения и не вступали в споры друг с другом в присутствии второй стороны. В связи с чем рекомендуется обсудить все вопросы среди членов делегации заранее.

Для более быстрого решения проблемы каждой из сторон рекомендуется подготовить возможные предложения, подтвержденные убедительными аргументами. Особое внимание следует уделить способам реализации вносимых предложений.

Необходимым этапом подготовки является предварительное оформление документов и материалов для обсуждения и возможного подписания.

Непосредственной организацией занимается принимающая сторона, она следит за наличием ручек, бумаги или блокнотов на столе.

В зависимости от уровня официальности беседы выбирается форма стола. Чем больше размер стола, тем значительнее психологическая дистанция между участниками переговоров, за таким столом не формируется единомыслие и участникам легче отказать друг другу.

Квадратный стол провоцирует на противостояние и часто вызывает оборонительные реакции; он больше подходит для кратких деловых встреч.

Круглый стол сокращает статусные различия между участниками, он подходит для неформальной беседы и предполагает равноправие. Стулья за круглым столом расставляются на равном расстоянии между участниками.

Чем ниже и меньше стол, тем менее формальна беседа. За низким журнальным столиком ведется неофициальная беседа.

Во время переговоров может использоваться стенограмма, цель которой фиксировать выступления и реплики сторон. Стенограмма каждой стороной ведется с соблюдением формального оформления документа.

Может быть также проведена магнитная запись выступлений и хода переговоров. Записывать разговор следует открыто, не пряча диктофон. Передача записи третьим лицам недопустима. Для передачи записи конфиденциальных или телефонных переговоров требуется письменное согласие выступающего лица.

При ведении переговоров в офисе одного из участников референт, личный секретарь, помощник руководителя или лицо, занимающееся общей организацией переговоров, встречает гостей у входа. Гостей приглашают в комнату для переговоров, кабинет принимающего лица или в помещение для ожидания, пока секретарь сообщит об их прибытии.

Хозяин фирмы встречает гостей возле порога своего кабинета или в середине кабинета. Особое уважение к гостям выражает личная встреча принимающего лица уже у входа.

Не стоит задерживать гостей в приемной, это демонстрирует некое превосходство хозяина встречи, за задержку следует извиниться.

В случае встречи двух делегаций, во время первой встречи, когда стороны еще не знакомы, необходимо представиться. Первым представляется глава принимающей стороны, затем – глава делегации-гостя.

Представившись, главам делегаций следует представить каждого из своих сотрудников. Представление ведется по старшинству, сотрудники или члены делегации называются по имени, отчеству и должности, начиная с более высокого положения, по убывающей. Первой представляет сотрудников принимающая фирма, затем гости.

В ответ на приветствие следует протянуть руку и назвать свое имя либо использовать формулы речевого этикета: «Приятно познакомиться», «Добрый день», «Очень приятно».

В случае расширенных переговоров и большого количества участников перед началом переговоров каждый получает от организаторов список участников делегаций, желательно с указанием полных имен и должностей.

Обмен визитными карточками следует проводить в случае небольшой делегации. При большом количестве участников разного ранга обмен может быть затруднителен, в этом случае он не является обязательным. При встрече делегации могут также обменяться сувенирами или тематическими презентами.

Участникам переговоров не стоит торопиться занять место за столом, первым садится глава принимающей стороны. Члены делегаций занимают места так, чтобы напротив друг друга оказались представители сторон, равные по занимаемому положению.

Инициатива в процессе переговоров принадлежит принимающей стороне. Главе принимающей организации принадлежит право начать и вести беседу. Важно, чтобы в процессе переговоров не было пауз, остановка в общении может быть воспринята гостями как сигнал к их окончанию.

В знак особого уважения глава принимающей компании может проводить гостей до выхода. В это время переговоры уже завершены и беседа ведется на отвлеченные темы, с применением техники «маленького разговора».

Прощаясь, участники делегаций пожимают друг другу руки. В случае успешного завершения высказываются надежды на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

В знак особого уважения допустимо сделать рукопожатие чуть более теплым, но трясти руку чрезмерно долго и крепко не стоит. В случае расширенной делегации прощаются главы делегаций. Даже если переговоры не привели к желаемому результату, следует сохранить контакт и деловые связи.

Ведение переговоров – это не только беседа двух сторон, но и часть стратегического менеджмента участвующих организаций.

Важным фактором, влияющим на результат переговоров, является выбор стратегии. Сторонам рекомендуется заранее ознакомиться с возможными способами ведения переговоров и продумать наилучший, с их точки зрения, вариант.