Чтение онлайн

Приступая к своим обязанностям, секретарю следует определить, какие именно функции в данной организации ему предстоит выполнять.

Сотрудники секретариата часто решают базовые организационные и административные задачи, участвуют в приеме посетителей, отвечают на телефонные звонки, ведут деловую переписку и первичный документооборот.

Для ведения деловой переписки и корреспонденции существует письменный деловой этикет. Для профессиональных ответов на телефонные звонки понадобится знание телефонного этикета. Во многих крупных компаниях предъявляются строгие требования к манерам и дресс-коду секретаря.

Если у руководителя есть особые пожелания к дресс-коду или манере общения секретаря с клиентами или деловыми партнерами, следует в тактичной форме сообщить ему об этом.

Не следует использовать форму обращения «секретарша», правильнее сказать «секретарь».

Руководитель обычно предпочитает, чтобы секретарь появлялся на рабочем месте хотя бы немного раньше, чем он сам. Согласно правилам современного этикета, секретарь первым здоровается с руководителем. Приветствуя своего начальника, а также руководителей высшего ранга и почетных гостей, если он видит их в этот день впервые, секретарь встает из-за рабочего стола. Однако необходимость вставать ежедневно в рабочей обстановке при появлении начальника определяют ситуация и пожелания руководства. Приступая к обязанностям в новом коллективе, здороваясь утром, лучше вставать.

Секретарь отвечает на рукопожатие в случае поданной ему руки, однако самому подавать руку не полагается.

Особую тактичность необходимо проявить секретарю в вопросах конфиденциальности. Не следует, даже по секрету, рассказывать подробности деловой и личной жизни другим сотрудникам организации.

Со своей стороны, тактичный руководитель не должен злоупотреблять служебным положением по отношению к секретарю. В поведении неприемлемы фамильярность и грубость.

Отчитывать секретаря за ошибку в присутствии посетителей не стоит, лучше обсудить промах, когда гости уйдут. При этом следует сформулировать конкретные задачи для исправления ситуации. Достаточно начать объяснение с вежливой фразы: «Мне хотелось бы, чтобы в следующий раз…» Ругать секретаря за случайно пролитый кофе нетактично, сотрудник, скорее всего, и сам осознал свою ошибку.

Статус руководителя любого уровня определен его должностным положением. В системе управления компанией руководитель занимает важное, определяющее положение, он организует трудовой коллектив, контролирует выполнение поставленных задач, определяет приоритетные направления развития.

Внешне статус выражается в дресс-коде, аксессуарах, рабочем месте (занимаемом кабинете), автомобиле, а также в манерах поведения, стиле делового или личного общения.

Психологически важно, чтобы руководитель сам выполнял этические и производственные требования, предъявляемые к коллективу. Руководителю следует не забывать о пунктуальности. Опоздания, нарушение договоренностей или задержка документов неприемлемы для руководства так же, как и для подчиненных.

В процессе руководства и общения с сотрудниками начальнику необходимо следить за своим поведением, манерой общения и имиджем. Несоответствие дресс-кода начальника занимаемой должности и принятому деловому стилю снижает уважение коллектива и мешает деловому взаимодействию.

Руководителю не следует кричать на сотрудников, использовать непозволительный тон или нецензурную лексику. Опоздание, допущенная ошибка или не сданная в срок работа не должны стать причиной унижения или грубого обращения. Согласно статистике, до 70 процентов подобных производственных промахов и проблем решаются в назидательном, неконструктивном тоне, в то время как спокойная манера общения приводит к более позитивным результатам.

Важным статусным аспектом является соблюдение субординации и дистанции в отношениях. Фамильярность, а также открытый флирт и служебные романы считаются ошибкой в деловом этикете.

Статус руководителя не должен измениться после проведения праздничного корпоративного мероприятия. Организуемая фирмой вечеринка не является поводом для перехода с руководством на «ты».

Причиной подобного панибратства не должно стать поведение самого руководителя, продемонстрировавшего неадекватное поведение.

Несмотря на статус, руководителю не стоит категорически отказываться от организуемых в отделе корпоративных мероприятий и праздников.

Присутствие руководителя будет расценено коллективом как уважение и желание работать вместе.

В случае, когда коллектив не готов пригласить руководителя на совместное чаепитие, навязываться не стоит.

В случае, когда кто-либо из сотрудников отмечает день рождения или другой важный для него праздник, руководитель может поздравить сотрудника от своего имени или от имени организации, однако задерживаться на празднике без приглашения не рекомендуется.

Стиль руководства часто является решающим фактором эффективности работы трудового коллектива. Основной задачей управления является стимулирование и развитие профессиональной деятельности каждого сотрудника.

Выбор стиля руководства определяется сферой деятельности фирмы, количеством подчиненных, их возрастом, полом, сложностью решаемых задач, а также личностными качествами и профессиональным опытом руководителя.

Психологи различают несколько базовых стилей управления персоналом. В зависимости от ситуации руководитель может сочетать элементы разных стилей.

Наиболее широко известны авторитарный, исполнительный, инициативный, демократический и гибкий стили руководства.

Жесткий авторитарный стиль допустим лишь в трудных, экстремальных производственных ситуациях. Во всех остальных случаях система приказов подавляет инициативу исполнителя, лишает сотрудников личной ответственности за результат. Наименее эффективным считается стиль руководства, сочетающий систему приказов с угрозой наказания.

Считается, что наибольшую самостоятельность и ответственность сотрудников при решении поставленных задач предполагает демократический стиль управления. В этом случае руководителю следует безошибочно оценивать профессиональные возможности, а также личные качества подчиненных.

Стиль управления отражается в выбранном руководителем способе отдачи распоряжений. В зависимости от стиля руководитель может использовать распоряжение, приказ, указание или просьбу. В случае демократического стиля указания могут быть выданы в форме предложения.

Следует учитывать, что задания и поручения, не относящиеся к прямым обязанностям подчиненного, допустимо давать лишь в форме просьбы.

В деловой сфере самопрезентация необходима, чтобы продемонстрировать себя, представить свои положительные качества на собеседовании, во время выступления перед аудиторией, в момент знакомства с руководителем, бизнес-партнером, коллегами.

Задача самопрезентации – создание делового, положительного впечатления о себе.

В самопрезентации участвуют вербальные (устное и письменное общение) и невербальные (жесты, поза, мимика) факторы.

Элементами самопрезентации являются внешний вид, имидж, голосовой и речевой этикет, манера поведения, походка, жесты, мимика.

Важнейшим визуальным фактором самопрезентации является внешний вид. Выбор дресс-кода отражает принадлежность человека к профессии, рангу, социальной группе. Качество одежды говорит о материальном положении. Традиционные деловые цвета – черный, белый, серый и строгий силуэт поднимают статус владельца в глазах окружающих.