Чтение онлайн

Возможности программы предусматривают выполнение автоматического форматирования выделенного диапазона (таблицы) в соответствии с выбранным образцом. Выбор образца осуществляется в окне Автоформат (рис. 2.12), которое отображается на экране при выполнении команды Формат -> Автоформат.

Рис. 2.12. Диалоговое окно Автоформат

В данном окне содержится перечень имеющихся в системе образцов форматирования. Для выбора образца необходимо выделить его и нажать кнопку ОК. Не стоит забывать, что предварительно на рабочем листе должен быть выделен диапазон (таблица). Чтобы отменить примененное ранее автоматическое форматирование, следует выбрать в окне Автоформат образец Нет (он находится в самом конце списка, и чтобы его увидеть, нужно воспользоваться полосой прокрутки).

Меню Сервис

Рассмотрим пункты меню Сервис, в состав которого входят сервисные функции системы, и остановимся на наиболее часто используемых из них.

С помощью команды Орфография (она вызывается также нажатием клавиши F7) можно проверить документ на наличие в нем орфографических, грамматических и стилистических ошибок. При активизации команды происходит автоматическое позиционирование на первой с начала документа ошибке с одновременным открытием окна Орфография, в верхней части которого находится фрагмент текста, содержащий ошибку, а в нижней – варианты ее исправления. Нажатием кнопки Параметры открывается одноименное окно, в котором настраивается режим проверки (параметры данного окна идентичны содержимому вкладки Орфография окна настройки программы, которое открывается при выполнении команды Сервис -> Параметры).

Одной из важнейших команд программы является Сервис -> Параметры. С ее помощью выполняется переход в режим настройки параметров работы Excel.

Внимание!

Перед тем как приступить к эксплуатации программы, следует просмотреть и при необходимости отредактировать параметры ее работы. Несмотря на то что предложенные по умолчанию значения удовлетворяют потребностям большинства пользователей, это будет не лишним – возможно, вы обнаружите, что те или иные настройки целесообразно изменить.

Окно настройки параметров Excel показано на рис. 2.13. Оно состоит из множества вкладок. Мы не будем подробно рассматривать каждую из них, а остановимся лишь на наиболее важных для начинающего пользователя.

Рис. 2.13. Настройка параметров Excel

На вкладке Вид настраивается отображение элементов интерфейса Excel. С помощью области настроек Отображать управляют выводом на экран области задач, строки формул, строки состояния и кнопок открытых в данный момент окон Excel на Панели задач Windows.

Переключатель Примечание позволяет определить порядок вывода примечаний (они формируются с помощью команды главного меню Вставка -> Примечание или пункта контекстного меню Добавить примечание). Возможен выбор одного из трех вариантов: не отображать (в этом случае примечание не показывается), только индикатор (отображается лишь индикатор примечания в виде маленького красного треугольника в правом верхнем углу ячейки, а текст примечания показывается только при подведении к данной ячейке указателя мыши) или примечание и индикатор (отображается и индикатор, и текст примечания). В большинстве случаев рекомендуется установить данный переключатель в положение только индикатор (это значение используется по умолчанию).

Аналогичным образом настраивается отображение графических объектов. Для этого предназначен переключатель Объекты. Возможные значения – отображать, только очертания или не отображать.

Параметры отображения активного окна задаются с помощью области настроек Параметры окна. При установленном флажке формулы в ячейках будут отображаться сами формулы, а не их значения. Включить/выключить отображение сетки на экране позволяет флажок сетка. Если установлен флажок нулевые значения, то в ячейках, содержащих нулевое значение, будет выводиться 0 (при снятии данного флажка в таких ячейках ничего не будет отображаться). Флажок заголовки строк и столбцов предназначен для управления отображением заголовков строк, расположенных в левой части рабочей области (обозначены цифрами), и заголовков столбцов, находящихся над ячейками (обозначены латинскими буквами). Флажок символы структуры используется для вывода на экран символов структуры (они отображаются слева от номеров строк и предназначены для облегчения навигации по документу). Включение/выключение отображения горизонтальной и вертикальной полос прокрутки выполняется с помощью флажков горизонтальная полоса прокрутки и вертикальная полоса прокрутки. При установленном флажке ярлычки листов слева внизу рабочей области будут отображаться ярлыки листов (по умолчанию Лист1, Лист2 и ЛистЗ). Для включения режима автоматического разбиения текущего документа на страницы следует установить флажок авторазбиение на страницы. Из раскрывающегося списка Цвет линий сетки можно выбрать любой цвет сетки рабочего листа программы. По умолчанию в данном поле установлено значение Авто, при котором цвет сетки Excel определяется в соответствии с настройками Windows.

С помощью параметров, находящихся на вкладке Вычисления, настраиваются параметры вычислений в документах Excel. По умолчанию переключатель Вычисления установлен в положение автоматически – при этом результат расчета по формуле будет пересчитываться автоматически при каждом изменении формулы или исходных данных.

Параметры редактирования данных на листе задаются на вкладке Правка. Чтобы была возможность изменять содержимое ячейки непосредственно в ней (после двойного щелчка левой кнопкой мыши), а не только в строке формул, следует установить флажок Правка прямо в ячейке. При установленном флажке Перетаскивание ячеек можно перемещать и копировать данные путем перетаскивания ячеек указателем мыши.

Если установлен флажок Предупреждать перед перезаписью ячеек, то при перетаскивании перед заменой содержащейся в ячейке информации новой на экран будет выводиться соответствующее предупреждение. Этот флажок доступен только при установленном флажке Перетаскивание ячеек.

При снятом флажке Переход к другой ячейке после ввода курсор остается на месте после нажатия клавиши Enter по окончании редактирования (ввода) текста ячейки. Если же данный флажок установлен, то становится доступным поле в направлении, в котором указывается направление перемещения курсора после нажатия клавиши Enter. Например, если в данном списке выбрано значение Вниз (оно установлено по умолчанию), то после нажатия на клавиатуре клавиши Enter курсор автоматически переместится в расположенную ниже ячейку.

С помощью флажка Фиксированный десятичный формат при вводе и поля десятичных разрядов задаются формат и разрядность, которые автоматически устанавливаются в ячейке после ввода в нее числа и нажатия клавиши Enter. Если установить данный флажок и ввести в поле десятичных разрядов значение 2, то после ввода в ячейку числа 155 и нажатия клавиши Enter будут автоматически отделены запятой два последних символа этого числа – 1,55. Если же при установленном флажке в поле десятичных разрядов ввести значение 3, то число 155 будет выведено как 0,155.

С помощью флажка Расширять форматы и формулы в списках включается режим, при котором к добавленным в конец списка ячейкам будет применено то же форматирование, что и к остальной части списка (формулы также будут скопированы). Однако следует отметить, что выполнение данного действия возможно только в том случае, если как минимум три из пяти последних ячеек имеют одинаковое форматирование либо содержат идентичные формулы (или и то и другое сразу).

Флажок Автоматический ввод процентов используется для правки ячеек, которым задан процентный формат (формат ячеек выбирается на вкладке Число окна Формат ячеек, которое открывается командой Формат -> Ячейки). При установке данного флажка все числа меньше 1, введенные в ячейки с процентным форматом, будут автоматически умножаться на 100.

На вкладке Общие, как нетрудно догадаться, настраиваются общие параметры работы Excel. В области Параметры определяется порядок вывода на экран, просмотра и открытия документа. При снятом флажке Стиль ссылок R1C1 заголовки столбцов обозначаются латинскими буквами в алфавитном порядке (от А до IV), а при установленном – цифрами (от 1 до 256). С помощью соответствующих флажков можно определить размер списка открывавшихся ранее файлов, установить режим заполнения свойств документа при его сохранении, а также включить режим звукового сопровождения событий. Остальные параметры данной вкладки позволяют ввести количество листов, содержащихся в создаваемой книге, выбрать стандартный шрифт, применяемый в документе по умолчанию, ввести новое или изменить имеющееся имя пользователя и др.