Чтение онлайн

Свои особенности имеются и при написании дробей. Дело в том, что при вводе дробного значения с использованием наклонной черты / (она называется «слэш») Excel автоматически преобразует его в дату. Например, набранное значение 1/5 после нажатия клавиши Enter будет автоматически переведено в 01.май, а в строке формул при выделении данной ячейки отобразится 01.05.2006 (указывается текущий год). Чтобы программа не преобразовывала дробные значения в дату, нужно сначала ввести 0, затем пробел и лишь после этого дробь.

Чтобы быстро преобразовать десятичные дроби в простые, нужно выделить соответствующие ячейки и в диалоговом окне Формат ячеек на вкладке Число выбрать формат Дробный, после чего в правой части вкладки указать требуемый способ отображения дробей и нажать кнопку ОК. Однако даже после этого в строке формул все равно будут отображаться десятичные дроби.

Текст в ячейку обычно вводят с клавиатуры. Если текст большого объема, то может создаваться видимость того, что он перекрывает содержимое соседних ячеек. Однако это лишь иллюзия, и введенный текст всегда остается в своей ячейке. Наглядно в этом можно убедиться следующим образом: нужно установить курсор в ячейку с введенным текстом и посмотреть на строку формул – в ней отобразится весь содержащийся в ячейке текст. Если после этого переместить курсор в соседнюю ячейку, которая якобы перекрыта, то в строке формул отобразится ее прежнее значение, что свидетельствует о том, что введенная ранее информация не пострадала.

Процесс редактирования введенного ранее текста требует некоторой осторожности. Дело в том, что если попытаться сразу внести исправления, то можно потерять всю введенную в данную ячейку информацию. Для перехода в режим редактирования содержимого ячейки нужно выделить ее и дважды щелкнуть кнопкой мыши (к аналогичному результату приведет нажатие клавиши F2). В результате в ячейке появится курсор ввода текста, который следует переместить в требуемое место с помощью клавиш управления курсором, после чего внести необходимые изменения. Следует отметить, что редактирование в ячейке возможно, только в том случае, если в окне Параметры, открываемом с помощью команды Сервис -> Параметры, на вкладке Правка установлен флажок Правка прямо в ячейке.

Совет

Редактировать содержимое ячейки можно также с помощью строки формул. Для этого нужно выделить требуемую ячейку, щелкнуть в строке формул (в результате в ней появится текстовый курсор) и внести требуемые изменения.

При вводе текста в ячейку возникает закономерный вопрос: можно ли набрать текст не в одной строке, а в нескольких и если да, то как это сделать? Ведь после нажатия клавиши Enter ввод текста в ячейку заканчивается… Решение проблемы достаточно простое – для перехода к новой строке нужно нажимать сочетание клавиш Alt+ Enter.

По окончании ввода данных в ячейку, как известно, нужно нажать клавишу Enter. В результате курсор автоматически переместится в ячейку, расположенную ниже, – так задано по умолчанию. Однако при необходимости можно изменить направление перемещения курсора после нажатия клавиши Enter. Для этого в окне Параметры на вкладке Правка при установленном флажке Переход к другой ячейке после ввода следует из раскрывающегося списка в направлении выбрать подходящий вариант: Вниз, Вправо, Вверх или Влево. Если снять флажок Переход к другой ячейке после ввода, то поле в направлении станет недоступным для редактирования. В данном случае после нажатия клавиши Enter курсор останется в той же ячейке, в которую вводилась информация.

В программе реализована возможность быстрого ввода данных в ячейки с помощью механизма автозаполнения. Один из таких способов (построение прогрессии) мы рассмотрели выше (см. рис. 2.6). Достаточно популярным является также такой способ автозаполнения: после ввода значения в ячейку нужно подвести указатель мыши к ее правому нижнему углу (он помечен жирной точкой) и, когда указатель превратится в небольшой крестик, нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее, перетащить курсор в том направлении, в котором необходимо заполнить ячейки. После этого нужно отпустить кнопку мыши – в результате все ячейки выделенного диапазона будут заполнены (в них будет скопировано значение, введенное в первую ячейку). Кроме того, возле последней ячейки выделенного диапазона отобразится кнопка, при нажатии которой открывается меню, показанное на рис. 2.18.

Рис. 2.18. Выбор способа автозаполнения

В данном меню следует выбрать требуемый способ автозаполнения ячеек. Если указано значение Копировать ячейки, то содержимое первой ячейки выделенного диапазона будет скопировано во все остальные ячейки. При установленном значении Заполнить (этот вариант недоступен, если в первой ячейке диапазона введено текстовое значение) все ячейки будут заполнены числовой последовательностью в порядке возрастания. Например, если в первой ячейке диапазона введено значение 1, то при выборе варианта Заполнить значения следующих ячеек сформируются так: 2, 3,4, 5, б, 7,8 и т. д. Если выбран вариант Заполнить только форматы, то во все ячейки диапазона будет скопирован только формат первой ячейки, а при выборе варианта Заполнить только значения – только значение первой ячейки (форматы останутся прежними).

В программе Excel реализована возможность защиты рабочего листа или книги от несанкционированного доступа. Переход в соответствующий режим осуществляется с помощью команд подменю Сервис -> Защита. Однако при необходимости можно снять защиту только с некоторых ячеек, оставив защищенными лист или книгу. Для этого перед установкой защиты нужно выделить ячейки, с которых следует снять защиту, и в диалоговом окне Формат ячеек на вкладке Защита снять флажок Защищаемая ячейка (по умолчанию он установлен). Чтобы на защищенном листе быстро переходить от одной незащищенной ячейки к другой, удобно использовать клавишу Tab.

Работа со строками и столбцами

Строки и столбцы, наряду с ячейками, являются основными структурными элементами рабочего листа Excel. Столбцы по умолчанию именуются буквами латинского алфавита, а каждая строка имеет определенный номер. Строку или столбец можно добавлять, удалять или перемещать вместе со всем содержимым. Кроме того, предложенные по умолчанию размеры (высота строки и ширина столбца) легко изменить по своему усмотрению.

Заголовки строк и столбцов отображаются только в том случае, если в окне Параметры на вкладке Вид установлен флажок заголовки строк и столбцов (см. рис. 2.13). По умолчанию он установлен.

При необходимости можно сделать так, что названия столбцов будут обозначаться не буквами, а цифрами, как заголовки строк. Чтобы включить такой режим, нужно в окне Параметры на вкладке Общие установить флажок Стиль ссылок R1C1. По умолчанию он снят.

Чтобы быстро выделить строку, достаточно щелкнуть на ее номере. Аналогично выделяется столбец – щелчком на его названии. Для выделения нескольких строк (столбцов) нужно подвести указатель мыши к номеру строки (заголовку столбца), с которой начинается выделение, и, нажав левую кнопку мыши, перетащить указатель на столько строк (столбцов), сколько необходимо выделить. Если стоит задача выделить несколько строк, которые расположены не рядом, а через определенный промежуток, следует щелкать на нужных строках, удерживая нажатой клавишу Ctrl (точно так же можно действовать и со столбцами).

Чтобы быстро очистить все ячейки строки или столбца от содержимого, нужно выделить строку или столбец и нажать клавишу Delete. Если же необходимо не просто очистить ячейки от содержимого, а полностью удалить саму строку или столбец, то нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на номере строки или названии столбца и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Удалить. При этом на место удаленной строки переместится информация, расположенная снизу, а на место удаленного столбца – данные, находящиеся справа.