Чтение онлайн

• повод для празднования;

• место проведения мероприятия;

• количество гостей;

• возраст гостей;

• соотношение: мужчины/женщины;

• социальный статус.

Только при учете всех этих факторов развлекательная программа на банкете может быть успешной.

План развития событий на вечеринке отражает общую тему и идею вечеринки, основные мероприятия и затраты на них. По прочтению плана руководителю, заказчику или самому организатору мероприятия станет прозрачна его цель и результат.

Имея на руках примерную схему событий, вы:

– Застрахованы от большого количества случайностей.

– Повышаете рейтинг самой вечеринки и заказчика.

– Можете управлять групповыми процессами и событиями.

Для написания сценария необходимо иметь в запасе арсенал различных игр и розыгрышей, обдумать оригинальную идею и обыграть ее. Причем здесь необходимо расписать все до мелочей: кто что сказал, кто что ответил, все музыкальные и театральные номера, кто когда выходит и что делает.

Для обыгрывания идеи неплохо вначале определить или придумать атрибуты, ее отражающие. Например, если идея – пляжная вечеринка, то атрибутами могут быть стилизованные в пляжном стиле приглашения (открытка в форме шезлонга, зонтика, панамки), форма одежды и аксессуаров (шорты, элементы купальников, гавайские рубашки, яркие бусы и браслеты), убранство помещения (барная стойка, украшенная цветами, ракушками; стеклянные коробки с песком, в котором растут кактусы, валяющийся пляжный мяч, ракетки для бадминтона и т. д. и т. п.)

Далее необходимо понять и расписать, какое музыкальное сопровождение уместно в данном случае. Стиль музыки (под стать вечеринке) и музыкальное сопровождение специальных действий (например, туш во время вручения подарков).

Следующее действие – написание основной последовательности мини-мероприятий: конкурсов, розыгрышей и т. д. с подробным описанием и указанием имен и персонажей, например:

(Крик из коридора): А кому здесь подарки нужны?

Ведущий (обращаясь к сидящим за столами): Давайте громко ответим!

Сотрудники за столами: Нам! Мне! Сюда!

Открывается дверь. Входит человек в костюме Деда Мороза.

Дед Мороз: Я не ослышался? Сюда завернул? И т. д.

В сценарии неплохо запланировать также перерывы на курение, время выноса вторых блюд и десерта.

Возможно, вам не удастся воплотить все запланированные действия, но к этому необходимо стремиться. Особенно, когда заказаны артисты и различная экзотика типа салютов, взрывов, искусственного снега и ветра, таяние ледяных скульптур и т. д. Тут уж необходимо успеть все, т. к. заказные мероприятия – вещь не дешевая. Поэтому, когда сценарий написан, необходимо прикинуть еще раз – сколько времени все займет и, возможно, что-то сократить или добавить.

Теперь более подробно опишу «скелет» мероприятия, чтобы ничего не упустить и, так сказать, «окинуть местность взглядом орла».

Отметьте день проведения КВ в календаре красным маркером и начинайте составлять план подготовки. Без него вся ваша вечеринка может провалиться – в последний момент выяснится, что половина идей не реализована, а самых необходимых вещей не хватает.

Итак, вам потребуются:

• список всех приглашенных (включая также и тех, кто может «нагрянуть»);

• утвержденный у генерального директора бюджет мероприятия;

• организационный план мероприятия в котором будут описаны основные статьи расходов (место проведения; затраты на праздничное застолье, включая кейтеринг; оформление помещения; транспортные расходы, необходимость которых продиктована сценарием);

• идея мероприятия: возможно, это будет постановка сценки или съемки видеофильма. Может быть, это будет стилизованная вечеринка, например, китайская чайная церемония или гавайская «пати». Устройте отмечание «от противного» (например, вечеринку в новогоднем стиле для «летнего» именинника). Вариантов масса, подробней о них поговорим немного ниже. Можно, кстати, провести опрос сотрудников для выяснения того типа праздника, который наиболее приемлем для большей части сотрудников.

• сценарий, то есть подробный план того, кто, что и когда будет делать; сюрпризы и неожиданности; прогнозирование психологической реакции участников на происходящее; в общем, работа тонкая и кропотливая, но очень интересная, творческая и затягивающая «по самые уши» (проснешься, бывает, в 4 утра с возгласом: «Эврика!» – и бросишься писать песню или сценку).

На вечеринке до 60 % времени люди должны проводить непринужденно, но остальные 30–40 % им должно быть интересно стать участниками событий.

Учитывая это правило, вы сможете написать отличный сценарий.

План-сценарий делается в виде схемы. В этой схеме должны быть перечислены все составляющие праздника и все лица, ответственные за отдельные его части. Также должно указываться время работы каждого участника. Решается вопрос о договорах-подрядах по некоторым из частей мероприятия, которые закрываются актами о выполнении работ в конце праздника. Части типичного корпоративного праздника для схемы плана-сценария приведу из опыта компании «Академия праздника»:

• проверить акустические возможности зала;

• определить способ украшения зала (декор, цветы, шары);

• выбрать способ рассадки гостей для питания (банкет, шведский стол, фуршет, кофе-брейк, и т. д.);

• определить места для кухни в случае работы с выездным рестораном;

• определить места для переодевания артистов;

• составить регламент – расписание всего сценария культурной программы;

• составить регламент выноса и подачи блюд;

• подготовить схему проезда и парковки машин, решить вопрос с пропусками;

• проверить наличие удобств общего пользования (их количество и качество);

• определить место размещения гардероба (если нет стационарного);

• составить маршрут разъезда транспорта;

• составить общий регламент праздника;

• уточнить план размещения и функции охраны (иногда встает вопрос питания охраны);

• для того чтобы получить максимальную отдачу от средств, вложенных в праздник, проверить сценарий программы на наличие приемов, которые служат формированию корпоративной культуры;