Чтение онлайн

одну волну с ним, вызвать интерес к своему предложению?

18. В чем трудности убеждения по телефону?

19. Как избежать роли “просителя” и вести разговор как равноправный

партнер?

20. Как лучше всего представиться?

Глава 3

ДЕЛОВЫЕ СОВЕЩАНИЯ

Управление представляет собой не что иное,

как настраивание других людей на труд.

Ли Якокка

Деловое совещание - это общепринятая форма делового общения

группы по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения. Коммуникантами в

этой ситуации становятся: коммуникативный лидер (например, руководитель подразделения, отдела или один из ведущих

сотрудников, которому поручено подготовить и провести совещание) и

участники совещания, как правило специалисты, в чьей компетенции

находится данная проблема, или те, кому придется ее решать.

263

§ 1. ТИПЫ СОВЕЩАНИЙ

Можно различать типы совещаний в зависимости от

управленческих функций. Так, Н. Власова в книге “…И проснешься боссом”

рассматривает следующие типы совещаний.

1. Совещания по планированию. На таких совещаниях

обсуждаются вопросы целеполагания, стратегии и тактики деятельности

фирмы (организации), ресурсы, необходимые для реализации планов.

2. Совещания по мотивации труда. Обсуждаются проблемы

производительности и качества труда коллектива, отдельных

работников. Рассматриваются проблемы удовлетворенности персонала, причин низкой мотивации, возможности ее изменения, моральное и

материальное стимулирование. Кроме того, предметом обсуждения

на таком совещании становятся вопросы дисциплины, повышения

включенности людей в дело, развития у них приверженности фирме, корпоративной культуре.

3. Совещания по внутрифирменной организации. Предметом

обсуждения на таком совещании становятся: вопросы

структурирования организации, координации действий структурных

подразделений; проблемы делегирования полномочий, внесение корректив в

структуру или направление деятельности фирмы (предприятия) из-за

изменений во внешней среде; вопросы ответственности и др.

4. Совещания по контролю за деятельностью работников.

Посвящены, как правило, обсуждению результатов той или иной

деятельности, достижению поставленных целей, проблемам срывов, низкой производительности, причинам этих явлений. Обсуждаются

вопросы коррекции планов и задач в соответствии со

сложившимися обстоятельствами, дисциплинарной ответственности работников, способов контроля и пр.

5. Совещания, специфические для фирмы (предприятия).

Обсуждаются оперативные вопросы управления в связи с ситуацией в

фирме, инновации и возможности их внедрения, проблемы

выживаемости, конкурентоспособности, имиджа фирмы, ее стиля.

§ 2. ПОДГОТОВКА СОВЕЩАНИЯ

Цели. Цель совещания - это описание ожидаемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы. Тема совещания -

это предмет обсуждения. Чем более точно и в нужном направлении

сформулирован предмет обсуждения, тем больше шансов получить

нужный результат. Тема должна быть актуальной, конкретно

сформулированной и представляющей интерес для участников

совещания. Очень важно выносить на совещание лишь те темы, которые не

удается решить отдельным специалистам в рабочем порядке и

требуется коллективное осмысление.

264

Повестка дня. Повестка совещания - это, как правило, письменный документ, рассылаемый заранее участникам совещания

и содержащий следующую информацию:

– тема совещания;

– цель совещания;

– перечень обсуждаемых вопросов;

– время начала и окончания совещания;

– место, где оно будет проходить;

– фамилии и должности докладчиков, выступающих по основной

информации людей и ответственных за подготовку вопросов; - время, отведенное на каждый вопрос;

– место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.

Когда участники совещания информированы заранее о предмете

обсуждения, тогда они могут не только предварительно ознакомиться

с материалами, но и продумать конструктивные предложения по

решению проблем. В тех случаях, когда люди превентивно не

информированы, на совещаниях высказывают мнения, точки зрения, что

провоцирует дискуссию и не способствует принятию эффективного решения.

Время проведения. Целесообразно проводить деловые

совещания в определенный день недели (за исключением

внеплановых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или

во второй его половине.

Часто проводимые внеплановые совещания выбивают людей из

рабочего ритма, снижают культуру делового общения, вносят

сумятицу в заранее спланированные сотрудниками мероприятия.

Поэтому злоупотреблять такого рода оперативными встречами не следует.

Длительность совещания не должна превышать полутора-двух

часов (после двух часов непрерывной работы большинству

участников по чисто физиологическим причинам становится безразлично, как решится вопрос).

Число участников. Оптимальное число участников

совместных обсуждений 6-7 человек. Увеличение числа приглашенных

резко снижает средний коэффициент участия (или отдачи) присутствующих, одновременно удлиняя совещания.

Очень важно избавиться от стереотипа прошлых лет и

приглашать на совещание по любому вопросу не весь административно-

управленческий персонал, а лишь тех руководителей среднего звена

и специалистов, в чьей компетентности находится обсуждаемая

проблема и кто способен решать вопросы. Кроме того, следует