Чтение онлайн

разрешить уход с совещания тех работников, чей вопрос уже обсужден, и приходить специалистам не на все совещание, а согласно

регламенту, на момент обсуждения их проблемы.

Важным условием эффективности совещания является

способность его участников играть разнообразные роли: “эксперта”, 265

“адвоката дьявола”, “оппонента: черного, белого”, “генератора

идей”, “аналитика”, “критика”, “регистратора ценных мыслей” и пр.

Зарубежные менеджеры широко практикуют опыт делегирования

полномочий по ведению совещания тем специалистам, кто наиболее

компетентен по обсуждаемой проблеме. Во-первых, это

способствует повышению ответственности за принимаемые решения у разных

работников, а во-вторых, повышает активность участников по

генерированию идей или конструктивных предложений. Замечено, что

когда совещание ведет первый руководитель, да еще в привычном

авторитарном стиле, то участники такого совещания стараются “не

высовываться”, думают не столько о проблеме, сколько о

самосохранении и зачастую “одобряют” решение, предлагаемое

руководителем, не считая его эффективным из-за отсутствия выбора.

Как говорил Геродот, чтобы найти правильное решение, нужно

знать - какие еще имеются. А чтобы из нескольких предложений

выбрать лучшее, нужно осуществлять или экспертизу каждого

(плюсы и минусы, возможность снятия проблемы, наличие

потенциальных проблем при внедрении и пр.), или критику.

Организация пространственной среды.

Рекомендуется во время совещания рассаживать его участников таким

образом, чтобы люди видели глаза, лицо, мимику, жесты друг друга. Это

способствует наилучшему восприятию информации. Однако когда

речь идет о внутрифирменных совещаниях, рекомендуют

позаботиться о совместимости персонала.

Психологами установлено, что при прочих равных условиях чаще

начинаю! конфликтовать люди, сидящие друг против друга, и реже - те, которые сидят рядом. Организатор совещания, зная характеры и другие

психологические особенности приглашенных, может, не привлекая

внимания к этому, посадить участников так, чтобы не оказались напротив

друг друга те, кто может сорваться и помешать рассмотрению вопроса.

§ 3. КТО ЕСТЬ КТО НА ВАШИХ СОВЕЩАНИЯХ?

Руководить совещанием легче, когда знаешь типологию людей, участвующих в нем: их интересы, причуды, вопросы, которые они, как правило, задают, стрессоустойчивость и пр. Марк X. МакКормак

в книге “Секреты бизнеса для всех” предлагает некоторые типы

персонажей (не обязательно плохих), за которыми нужно следить в

ходе любого внутрифирменного совещания.

ГОВОРЯЩИЕ НАЧИСТОТУ. Это люди, которые всегда честно

высказывают свое мнение. Они не хитрят, у них нет задних мыслей.

Это ценные участники любого совещания. Но их необходимо

защищать. Они склонны зацикливаться на мысли, что “лучшая оборона -

это правда”, и могут не столько положить конец спорам, сколько

породить новые.

266

МУЧЕНИКИ. Они хорошо разряжают обстановку и быстро берут

на себя ответственность, когда что-то пошло не так. Опасность в

том, что они берут на себя вину чересчур быстро, возможно прежде, чем вы сумеете докопаться, кто и что стоит у истоков случившегося.

КАМЕННЫЕ ЛИЦА. Эти держат свои мысли при себе, а

возможно, делятся ими с боссом после того, как остальные разойдутся.

Годятся их предложения или нет, но вам постоянно приходится

гадать, какую игру эти люди ведут и на чьей они стороне.

ЗАВОДИЛЫ БОЛЕЛЬЩИКОВ. Они усвоили поразительную

силу слов “Вы правы. Я никогда не думал об этом”. Мне нравятся эти

люди, отмечает X. МакКормак.

ОРАТОРЫ. Эти начинают говорить мягко, потом расходятся и

даже через 15 минут не в силах остановиться, извергая из себя что-

то режущее слух и оскорбляющее сознание. Проникновение в суть

вещей подменяется у них эмоциями и краснобайством. Создается

впечатление, что они из кожи вон лезут, чтобы убедить в первую

очередь самих себя, а не вас. Обращайтесь с ними с

осторожностью - или вообще не обращайте на них внимания.

“АДВОКАТЫ ДЬЯВОЛА”. Для них все спорно. Хорошо то, что

подобно настырному обвинителю они часто докапываются до

правды. Плохо то, что они отнимают чересчур много времени и наносят

слишком много ран. На совещание следует приглашать не более

одного из них.

РАЗРУШИТЕЛИ. Эти слова не могут произнести, чтобы не

погубить чью-то идею, чей-то проект или чье-то самолюбие.

ЛЮБИТЕЛИ РАССЛАБИТЬСЯ. Они откидываются на спинку

стула, поудобнее устраивают ноги, настраиваются на долгий

приятный отдых и вовсе не торопятся решать вопросы, стоящие на

повестке дня. Целесообразно встречаться с такими партнерами в холле

или в помещении, где нет стульев.

ГОСУДАРСТВЕННЫЕ МУЖИ. Эти продвигают себя или

заставляют двигаться вперед совещание за счет умелого обращения с людьми.

Теоретически таким государственным мужем должен быть

руководитель совещания.

§4. ДО СОВЕЩАНИЯ.

ОДИННАДЦАТЬ ВОПРОСОВ ОРГАНИЗАТОРУ

1. Требуется ли вообще проводить совещание?

2. Какая есть возможность заменить совещание?

3. Должен ли я лично принимать в нем участие?

4. Возможно ли сведение моего участия до минимума?

5. Что сделать, чтобы сократить число участников до минимума?

6. Удобно ли выбрано время или следует перенести?

7. Закрыто ли для посторонних помещение?

267

8. Имеются ли все необходимые для проведения совещания