Чтение онлайн

материалы?

9. Каковы цели отдельных пунктов повестки дня?

10. Указано ли время для отдельных тем обсуждения и кто из

сотрудников должен непременно в этом участвовать?

11. Как лучше рассадить участников совещания и какие приемы

создания творческой атмосферы использовать?

§ 5. ПРАВИЛА ПОВЕДЕНИЯ НА СОВЕЩАНИИ

Совещания проходят более оперативно и конструктивно, когда

его участники информированы о правилах поведения в процессе

делового взаимодействия. Кратко их можно свести к следующему: Для руководителя

– начать вовремя;

– сообщить о регламенте, о стоимости минуты;

– согласовать правила работы, уточнить повестку дня; - назначить ответственного за регламент и протокол; -предупредить о “снятии” выступлений не по существу вопроса, например эмоциональные оценки людей и событий, мнения

вместо конструктивных предложений, сообщение по поводу… и т. п.; - если используется критика, то требовать ее конструктивности -

называть конкретные факты и их причины, не переходить на

личность, а высказываться по поводу действий и ошибок, предлагать

пути решения проблемы, устранения просчета, недостатка; - жестко вести совещание по пути к намеченным целям, для этого

обеспечить отдачу от каждого участника и придать

конструктивный характер обсуждению в целом;

– регулировать направленность и деловитость выступлений, для

этого следует не допускать затягивания выступлений, стимулируя

конкретность, наличие содержательного анализа, реальных

предложений, решений, идей;

– соблюдать корректность дискуссии;

– использовать разнообразные приемы для активизации внимания

участников совещания;

– подводя итоги совещания, обобщить все сказанное, сформулировать выводы, определить задачи на будущее; - завершить точно в назначенное время;

– в заключение оптимизировать ситуацию, настроить персонал на

эффективную работу.

Для участников делового совещания

Представляйте себя в своих высказываниях. Говорите*”Я” вместо

“МЫ” или безличной формы. Когда выступающий говорит “мы”, 268

он, как правило, избегает возможности взять на себя

ответственность за то, что говорит.

Если вы задаете вопрос, скажите, зачем его задаете, что он

значит для вас. Вопросы не должны оставлять сомнений в том, почему

они задаются. Целесообразно после прослушанной информации

ставить вопросы: на уточнение, на понимание, на развитие и на

отношение. Вопросы, начинающиеся со слов “как”, “что”, “почему” и

т. п. предпочтительнее вопросов закрытого типа. Не рекомендуется

на совещаниях использовать провокационные вопросы или

вопросы-ловушки, они провоцируют конфликты и заряжают людей

отрицательной энергией, становятся причиной ухода от проблемы.

В высказываниях будьте конкретны, ясно излагайте свои мысли, отвечайте за свои ошибки, выдвигайте новые идеи, отстаивайте

личную точку зрения, будьте терпеливы к инакомыслию.

Не играйте роль, ожидаемую от вас другими, оставайтесь самим

собой. Если не считаете нужным высказываться - помолчите. *

Воздерживайтесь, насколько возможно, от интерпретации чужих

идей и мыслей. Выражайте собственную позицию. Старайтесь не

делать неоправданных обобщений.

Говорите не о поступках и мыслях других, а о вашем восприятии

этих поступков и мыслей, то есть формулируйте суждения на языке

“Я-сообщений”, а не “Вы-утверждений”, например вместо “Вы вот

тут ошиблись”, скажите “Мне кажется, что здесь вкралась ошибка…”.

§ 6. КАК КОНТРОЛИРОВАТЬ ДИСКУССИЮ

Психологи рекомендуют следующие приемы для управления

ходом дискуссии:

а) для сохранения единства участников совещания: - в случае возникновения инцидента разрядить обстановку, сделать паузу; - не принимать чью-то сторону до окончательного подведения итогов; -не высказывать первым (если ты руководишь совещанием) свою

точку зрения;

– поддерживать и не позволять нападать на новых работников, молодых специалистов, плохо ориентирующихся в ситуации.

б) для активизации участников делового совещания: - иметь оптимальную стратегию принятия решения; - создать условия для творческой работы;

– не использовать самому и не позволять другим оперировать

деструктивной критикой или критиканством;

– не давать участникам совещания возможности выключаться из работы; - не оставлять без внимания даже самые незначительные предложения; -умело осуществлять руководство групповым взаимодействием в

процессе принятия решений.

в) для фокусирования внимания на обсуждаемой проблеме: 269

– основываться на конкретных фактах и веских доказательствах; - записывать все вносимые предложения;

– прогнозировать возможность внедрения предлагаемых идей, решений, проектов: наличие времени, ресурсов, материально-

технического обеспечения, финансовых затрат и пр.

г) для активизации обсуждения предложений:

– задавать основные вопросы и дополнительные по ходу ответов на них; -высказывать одобрение тем участникам совещания, кто вносит

конструктивные предложения;

– побуждать возникновение альтернативных точек зрения; - не допускать резких выпадов в чей-либо адрес; -чем выше “температура” дискуссии, тем хладнокровнее должен

себя вести ее организатор;

– оказывайте всестороннюю поддержку новым прогрессивным идеям; -будьте готовы к отрицательному исходу коллективного

обсуждения вопроса;

– если не выработать консенсусное решение, тогда идите на

компромисс; не подавляйте мнение меньшинства, возможно оно и есть

перспективное.