Чтение онлайн

Рис. 4.20. Коллекция тем Office в приложении Word

Упражнение 7. Прокрутка документа и поиск

В этом упражнении мы научимся перемещаться по документу и выполнять поиск определенных объектов.

1. В Word откройте документ Геркулес, созданный нами ранее.

2. Для перемещения вверх и вниз по документу щелкайте на стрелках полосы прокрутки (рис. 4.21) либо нажимайте клавиши Page Up и Page Down.

3. Для перехода на одну страницу вверх или вниз щелкайте на кнопках Предыдущая страница (Previous Page) или Следующая страница (Next Page).

4. Чтобы сместиться сразу на несколько страниц, перетаскивайте бегунок полосы прокрутки. При этом рядом с ним будет появляться номер страницы, определяемый текущим положением бегунка.

5. Если требуется найти в документе определенный текст, щелкните на кнопке Главная -> Редактирование -> Найти (Home -> Editing -> Find). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 4.22.

Рис. 4.21. Средства навигации

6. Введите в поле Найти (Find What) слово планируем.

7. Щелкните на кнопке Найти далее (Find Next). Word начнет просматривать документ, начиная от текущей позиции текстового курсора, найдет первое вхождение слова планируем и выделит его (см. рис. 4.22).

8. Чтобы возобновить поиск и обнаружить все вхождения слова планируем в документ, продолжайте щелкать на кнопке Найти далее (Find Next).

9. Отыскав нужные фрагменты, щелчком на кнопке Отмена (Cancel) закройте диалоговое окно поиска.

Мы рассмотрели приемы навигации и поиска на примере документа Word. Остальные приложения Office имеют сходные инструменты перемещения по документу. Диалоговые окна поиска варьируются в зависимости от специфики приложения, но приемы работы с ними сходны во всех программах Office.

Рис. 4.22. Окно поиска и найденный фрагмент

Примечание

Диалоговые окна, подобные окну поиска, можно оставлять открытыми и одновременно выполнять другие операции (в отличие от модальных диалоговых окон, блокирующих все остальные действия). Это позволяет редактировать найденные фрагменты, а затем оперативно продолжать поиск.

Упражнение 8. Выделение, удаление и замена

На первом занятии были рассмотрены простейшие приемы ввода текста. В реальной работе часто приходится переставлять целые слова, абзацы, страницы и блоки данных. Для выполнения подобных операций необходимо указать программе тот фрагмент, который нужно копировать или переместить, то есть выделить его.

1. Щелчком поместите курсор в начало выделяемого фрагмента (перед первой буквой выделяемого текста или перед выделяемым графическим объектом).

2. Нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, нажимайте клавиши —>, 4– и Page Down до тех пор, пока не подсветится нужная часть документа.

3. Чтобы удалить выделенный фрагмент, нажмите клавишу Delete. Чтобы заменить его другим текстом или рисунком, просто начните вводить новый текст или вставьте соответствующий рисунок. В момент ввода нового содержимого выделенный фрагмент автоматически удаляется. С помощью указанного алгоритма действительно можно выделить любой блок данных. Однако Office предлагает дополнительные приемы выделения, значительно убыстряющие работу. Для выделения фрагмента в непрерывном текстовом блоке (в документе Word, на слайде PowerPoint, в отчете Access или в электронном сообщении Outlook) пользуйтесь следующими приемами:

• чтобы выделить слово, дважды щелкните на нем;

• для выделения абзаца трижды щелкните на нем;

• чтобы выделить строку или пункт структуры, щелкните слева от нее, а для выделения нескольких строк нажмите кнопку мыши слева от первой из них и перетащите указатель мыши вниз;

• перетаскивая указатель по тексту, можно быстро выделить несколько слов;

• чтобы выделить рисунок, диаграмму или другой объект, просто щелкните на нем.

Теперь потренируемся выделять блоки ячеек таблиц Word, Excel, PowerPoint и Access.

4. Запустите Access и откройте базу данных, созданную на втором занятии.

5. В области переходов два раза щелкните на кнопке Таблица данных: Таблица (Таблица данных: Table), а затем дважды щелкните на значке Таблица данных. Откроется окно таблицы, показанное на рис. 4.23.

6. Щелчками на кнопках столбца, строки и таблицы попробуйте выделить соответствующие фрагменты и целую таблицу.

7. Щелкните в любой ячейке второй строки.

8. Нажмите клавишу Shift и щелкните на кнопке четвертой строки. Будут выделены три строки, с первой по четвертую. Аналогичным образом можно выделить несколько смежных столбцов.

Совет

В таблицах Word и PowerPoint нет кнопок для строк и столбцов. Для выделения фрагментов в этих таблицах следует щелкать на воображаемых кнопках, расположенных сверху и слева от ячеек таблицы.

9. Чтобы выделить блок смежных ячеек, подсвеченный на рис. 4.23, щелкните в левой верхней ячейке блока.

10. Нажмите клавишу Shift и щелкните в правой нижней ячейке блока. В результате будет выделен блок из нескольких ячеек.

В предыдущем упражнении вы познакомились с диалоговым окном поиска. Приложения Office позволяют не только искать, но и автоматически заменять одни фрагменты текста другими. Предположим, необходимо заменить в тексте большого документа часто встречающееся слово «изделия» словом «товары». Для этого достаточно выполнить следующие шаги.

11. Перейдите к документу Word, показанному на рис. 4.22, и щелкните на кнопке Главная -> Редактирование -> Заменить (Home -> Editing -> Replace). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 4.24.

Рис. 4.23. Выделение ячеек таблицы

Рис. 4.24. Диалоговое окно замены текста

12. В поле Найти (Find what) введите слово изделия.

13. В поле Заменить на (Replace with) введите товары.

14. Щелкните на кнопке Найти далее (Find Next), в документе будет найдено и выделено первое вхождение текста изделия.

15. Чтобы заменить его словом товары, щелкните на кнопке Заменить (Replace). Word выполнит замену и автоматически отыщет следующий фрагмент изделия.

16. Если какой-то из найденных фрагментов нужно оставить без изменения, просто щелкните на кнопке Найти далее (Find Next).

17. Если вы уверены, что нужно заменить абсолютно все вхождения текста изделия на товары, щелкните на кнопке Заменить все (Replace АН). Будьте внимательны, после этого в тексте не останется ни одного фрагмента текста изделия.

Вид диалогового окна замены, так же как и элементы окна поиска, варьируется от приложения к приложению, но основные его инструменты работают одинаково во всех программах.

Редактирование содержания

В предыдущих упражнениях вы научились отыскивать и выделять фрагменты документов. Операции вырезания, копирования и вставки, доступные в любом приложении Office, равно как и практически в любой другой программе Windows, позволяют переносить и дублировать блоки документов с помощью буферов обмена Office 2007 и Windows ХР.